Kterou chatovací aplikaci vybrat pro firemní komunikaci?

V dnešní době, kdy část zaměstnanců pracuje přímo ve firmě a část z home office, jsou chatovací aplikace klíčové. Bez nich by se pracovníci domlouvali jen krkolomně po e-mailech. Poradíme vám, které nástroje jsou pro firemní komunikaci vhodné, bezpečné a uživatelsky přívětivé.

Chatovací aplikaci k interní komunikaci využívá drtivá většina podniků. Jenže zatímco některé se spoléhají na kvalitní a časem prověřená řešení, jiné dávají přednost pochybným softwarům s nízkou úrovní zabezpečení.

Který chat je ten nejlepší pro vaši firmu? Třeba vám pomohou naše tipy.

POMOC S VÝBĚREM CHATOVACÍ APLIKACE

Microsoft Teams

„Sejdeme se na Teamsech“. Že už jste tuto větu někdy slyšeli? Není divu, aplikace Microsoft Teams patří k nejoblíbenějším pro účely videohovorů. Kromě toho je ale také šikovným pomocníkem při psané firemní komunikaci.

Samozřejmostí jsou soukromé i skupinové konverzace, ale Microsoft Teams nabízí podobně jako Slack i pokročilé funkce: plánování schůzek v kalendáři, spolupráce na projektech nebo třeba rozdělení uživatelů do samostatných týmů.

Vzhledem k tomu, že je aplikace Microsoft Teams součástí balíku Office 365, můžete v ní snadno sdílet a spravovat dokumenty nebo data vytvořená v jiných nástrojích od Microsoftu. Spolehněte se i na maximální zabezpečení.

Microsoft Teams – výhody:

• efektivní a jednoduchý nástroj pro firemní komunikaci (text i video)
• pokročilé funkce pro spolupráci celého týmu
• snadné plánování schůzek v kalendáři

Microsoft Teams – nevýhody:

• některým firmám nemusí vyhovovat využívání Microsoft Teams v rámci celého balíku Office 365

Google Chat

Google Chat (původně Google Hangouts) je chatovací nástroj jako stvořený pro komunikaci malých i velkých týmů. Provozuje jej americká společnost Alphabet (Google) a umožňuje jak chatování mezi dvěma lidmi, tak v rámci chatovacích místností, do kterých lze přidat až desítky zaměstnanců. 

Přes Google Chat lze pořádat také videohovory, ale primárně tuto aplikaci doporučujeme používat na klasické chatování. Mimo jiné proto, že si někteří uživatelé Googlu Chatu stěžují na technické potíže při online hovorech. Pokud ale hledáte spolehlivého „chatovacího parťáka“, přes kterého lze posílat i obrázky, videa a další soubory, měl by Google Chat vám i vašim zaměstnancům vyhovovat. Google je navíc nadprůměrně zabezpečený.

Google Chat – výhody:

• přívětivé a intuitivní uživatelské prostředí
• dostatečné zabezpečení
• široká obliba aplikace napříč věkovými skupinami

Google Chat – nevýhody:

• horší kvalita videohovorů
• některým lidem nemusí vyhovovat přechod z původní aplikace Google Hangouts
• založení Google Chatu je vázané na používání balíku služeb Google Workspace

Telegram

Další z chatovacích nástrojů, který uživatele napříč zeměkoulí využívají už spoustu let. Jedná se o zajímavou alternativu, pokud ve firmě nechcete zavádět aplikace největších hráčů (např. Google nebo Microsoft). K velkým výhodám Telegramu patří, že je dostupný pro všechny nejpoužívanější operační systémy: Windows, iOS, macOS, Linux a Android.

Při firemním využívání oceníte také bezpečné ukládání všech zpráv na vzdálené servery provozovatele aplikace (tzv. cloudová synchronizace), tím pádem nemusíte vytvářet zálohy. Telegram se řadí k nadprůměrně zabezpečeným aplikací, takže se netřeba bát o data ani osobní údaje vašich zaměstnanců.

Telegram – výhody:

• snadné ovládání aplikace na počítači, mobilu i tabletu
• dostupnost pro všechny hlavní operační systémy
• automatické zálohování zpráv

Telegram – nevýhody:

• je bezpečný, ale postrádá koncové šifrování

Slack

Požadujete od chatovacího nástroje také pokročilé funkce, které usnadní práci vám i dalším lidem ve firmě? Tím pádem by vám mohla sedět aplikace Slack. Je vytvořená tak, aby v ní mohly jednotlivé týmy napříč firmou snadno chatovat i spolupracovat na větších úkolech.

Slack zvládá kromě chatování i integraci osobního kalendáře, vytváření to-do listů nebo oblíbené třídění konverzací podle témat (projektů). Využíváním Slacku tak zabijete dvě mouchy jednou ranou – zajistíte firmě nástroj pro chatování i efektivní spolupráci na úkolech.

Slack – výhody:

• spojuje v sobě chatovací nástroj a nástroj pro týmovou spolupráci
• řada funkcí, které jiné chatovací aplikaci nenabízí

Slack – nevýhody:

• může chvíli trvat, než se se Slackem naučíte pracovat
• omezení některých funkcí v bezplatné verzi

Confluence

Že ji neznáte? Tak se s ní určitě seznamte. Confluence je oblíbená webová aplikace, která slouží nejen k běžné komunikaci napříč firmou, ale celkově zjednodušuje spolupráci na projektech všeho druhu (především zjednodušuje správu obsahu).

Malým i velkým podnikům pomáhá řešit problémy se sdílením informací a dat, duplicitami na úložištích nebo s nepřehledným posíláním zpráv mezi týmy. Vy i vaši zaměstnanci si tak ušetříte spoustu času i nervů. 

Aplikace Confluence se často používá v kombinaci s nástrojem JIRA, je dostupná online a rozjedete ji na všech operačních systémech.

Confluence – výhody:

• aplikace je dostupná online a její ovládání je poměrně jednoduché
• lze ji propojit s nástrojem JIRA i dalším softwarem
• umí řešit několik problémů najednou (nejen ty komunikační)

Confluence – nehody:

• pokud jste ve firmě zatím žádný podobný nástroj nepoužívali, může přechod na Confluence zabrat více času

Další vhodné chatovací aplikace pro firmy

Nepadl vám do oka žádný z výše uvedených nástrojů? Tím pádem by vás mohly zaujmout ještě chatovací aplikace Signal, WhatsApp nebo Viber.

Potřebujete-li s výběrem ideální chatovací aplikace pro svou firmu pomoci, napište nám na e-mail [email protected], zavolejte na číslo 720 939 789 nebo rovnou využijte poradenství našich firemních ajťáků.