Tipy, jak správně vybrat e-mailovou službu do firemní kanceláře

Gmail, e-mail od Seznamu nebo radši starý dobrý Outlook? Vybrat ideální e-mail pro svou kancelář může být oříšek. Vždyť e-mailových služeb je tolik a každá nabízí jiné možnosti. Abychom vám rozhodování usnadnili, sepsali jsme pro vás to nejdůležitější, podle čeho se při volbě e-mailu do kanceláře rozhodovat.

Dřív byly e-mailové služby určené jen a pouze k posílání e-mailů, ale dnes světové firmy jako Google nebo Microsoft nabízí komplexní řešení – když se na jejich platformách zaregistrujete, můžete kromě používání e-mailové schránky tvořit dokumenty, pořádat videohovory nebo sdílet dokumenty. 

O to víc se vyplatí dobře zvážit, u které služby si firemní e-mailové schránky založíte.

CHCI S E-MAILOVÝMI SLUŽBAMI PORADIT     

Podle čeho e-mail do kanceláře vybrat

Každé kanceláři vyhovuje něco jiného, ale i tak byste se před založením firemního e-mailu měli vždy zaměřit na nejdůležitější kritéria výběru: 

1. Zabezpečení e-mailu – bezpečnost musí být na prvním místě, protože přes e-mail budete posílat citlivá firemní data. Zvolte tedy jen a pouze léty prověřenou e-mailovou službu, o které víte, že je výborně zabezpečená.
2. Činnosti, ke kterým budete e-mailové služby využívat – je velký rozdíl, jestli má e-mailová schránka vaší kanceláři sloužit samostatně, nebo zda od ní očekáváte doplňkové služby jako sdílení dokumentů či platformu na videohovory. Pokud takové služby potřebujete, založte firemní e-mail na platformě, která je nabízí.
3. Uživatelské prostředí – než firemní e-maily založíte, zjistěte mezi svými kolegy, jestli si každý z nich poradí s používáním vybrané e-mailové služby. Případně vyberte službu podle sebe a následně pošlete kolegy na profi školení.

Teď však to nejdůležitější: jak vhodné jsou pro běžnou kancelář konkrétní e-mailové služby?

Kancelářský software Outlook aneb letitá stálice

Outlook je jeden z nejstarších a také celosvětově nejoblíbenějších e-mailových klientů. Pokud ho ale zaměstnanci nepoužívají v rámci online kancelářského balíku od Microsoftu, ale jako klasickou instalovanou aplikaci, nese to s sebou nevýhody. Například tu nevýhodu, že se všechny e-maily ukládají přímo do počítače, takže existuje vyšší riziko, že o ně uživatel přijde.

Na druhou stranu s Outlookem můžete využívat e-mailovou schránku od jakékoliv služby. Navíc je bezpečný a prověřený miliony uživatelů po celém světě.

Hodí se do kanceláře e-mail od Seznamu?

Nehodí. E-mail od Seznamu je primárně určený pro vytváření e-mailových schránek jednotlivců. E-mail pro celou kancelář na něm sice založit můžete, ale počítejte s tím, že nenabízí ani zdaleka tolik možností jako služby od zahraniční konkurence. 

Příklad: pokud by vaše firma fungovala na e-mailu od Seznamu, nemohla by využívat kancelářský balík textových či tabulkových editorů, který jiné firmy v online verzi nabízí. 

Gmail a Google Workspace: parťáci pro všechno

Gmail, respektive celá sada cloudových nástrojů Google Workspace (dříve G Suite) je jednou ze dvou služeb, kterou za Firemní ajťáky doporučujeme. Pokud si jako e-mail do kanceláře vyberete Gmail, určitě neuděláte chybu.

Proč? Protože Gmail patří k celosvětově nejpoužívanějším (i mezi firmami), ale především toho Google „pod jednou střechou“ v rámci služby Google Workspace nabízí spoustu dalšího – aplikace pro tvorbu dokumentů a tabulek, sdílený kalendář, platformu Google Meet pro videohovory nebo cloudové úložiště Google Disk. 

K obrovským výhodám patří také to, že je Gmail i celý Google Workspace výborně zabezpečený a lze přes něj hromadně spravovat firemní zařízení nebo nastavovat bezpečnostní politiku. Kromě toho se pomocí Gmailu jednoduše přihlásíte do aplikací třetích stran.

Spolehnutí je také na Microsoft 365

O klasickém Outlooku od firmy Microsoft už byla řeč, ale světoznámá počítačová firma nabízí osobní e-maily i e-maily pro kanceláře také v rámci své služby Microsoft 365. Také tuto službu za Firemní ajťáky doporučujeme.

Microsoft 365 kromě e-mailové schránky zahrnuje také oblíbené aplikace Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), firemní platformu pro textovou komunikaci i videohovory Microsoft Teams nebo cloudové úložiště OneDrive.

Za využívání Microsoft 365 pro firmy je sice potřeba platit menší poplatek (většinou za každého uživatele), ale tato služba nabízí tolik řešení a možností pro vaši kancelář, že se vám investované peníze několikrát vrátí. Stejně jako Google Workspace, i Microsoft 365 poskytuje výtečné zabezpečení.

Poradíme vám s firemním e-mailem i dalšími službami

Stále nevíte, která e-mailová služba bude pro vaši firmu nejlepší? Nebo už jste ji vybrali a potřebujete své zaměstnance naučit používat Microsoft Office, Google Workspace nebo jakýkoliv jiné software?

Naši firemní ajťáci vám budou v rámci profesionálního IT poradenství k ruce. Rádi vám poskytneme drobné rady i obsáhlé školení. Stačí se ozvat na číslo 720 939 789, nebo napsat na e-mail [email protected].