Neziskovka s městskou duší
Hlavním cílem této neziskové organizace je myšlenka, aby se lidé ve svých městech cítili šťastně a bezpečně. Zabývá se ve svém portfoliu životním prostředím, urbanismem, sportovišti, veřejnou zelení a společenskými či zájmovými aktivitami.
Díky jejímu úsilí dokáží samosprávy rychleji a lépe získávat finanční prostředky ze státního rozpočtu či z Evropských fondů. Tyto prostředky pak používají na zušlechtění veřejného prostoru a na aktivity občanů. Z výše uvedeného je zřejmé, že toto úsilí vyžaduje mimořádně stabilní a bezpečné IT zázemí.
Teorie chaosu v neziskovém podání
Technické zázemí zákazníka trpělo několika historicky zděděnými neduhy. Předně celá společnost sdílela internetové připojení, tiskárnu a datová úložiště se společností, která sídlila na stejném patře. Vzhledem k nárůstu zaměstnanců, činností a potřeby zabezpečení bylo jen otázkou času, kdy bude muset dojít k oddělení.
Dalším problémem byla nejednotná správa elektronické pošty, kdy jednotlivé e-mailové domény společnosti byly pod různými poskytovateli. Bezpečnostní software plnil pouze funkci běžné antivirové ochrany a nebylo možné ho centrálně spravovat a využívat všech pokročilých nástrojů.
Další zátěží byly zastaralé počítače a nestabilní počítačová síť, které „korunovalo“ velmi pomalé internetové připojení. Naši IT experti neskrývali obdiv nad tím, že zaměstnanci dokázali s tímto vybavením dlouhodobě a efektivně fungovat.
Lepší vybavení pro účinnější pomoc
U soukromých ziskových firem je téměř pravidlem, že se o své IT technologie starají a pravidelně je modernizují. Na modernizaci technologií nicméně nesmí zapomínat ani neziskové společnosti, obecní úřady nebo státní instituce. I ty potřebují ke své práci kvalitní IT vybavení a technologie, a to minimálně z pohledu bezpečnosti dat a informací. K tomu samozřejmě patří:
- Moderní počítačová síť s kvalitní antivirovou ochranou
- Bezpečné zálohování dat s možností rychlé obnovy
- Kvalitní a moderní zařízení, příp. promyšlený upgrade starých zařízení
- Sjednocení IT procesů pro jednodušší a sdílenou práci
- Kvalitní internetové připojení a silný Wi-Fi signál
Takové IT zázemí přináší nejen rychlejší a efektivnější práci, ale také velkou úlevu pro všechny zúčastněné.
Síť, která opravdu pomáhá
Pečlivý audit našich IT expertů odhalil zásadní nedostatky počítačové sítě, zastaralé síťové prvky, pomalé metalické připojení, které bylo doprovázeno slabým pokrytím Wi-Fi signálu. Všechny uvedené problémy lze v dnešní době lehce a poměrně levně vyřešit (zvláště vzhledem ke všem získaným benefitům). Předně jsme tedy zřídili rychlé a spolehlivé internetové připojení optikou a naši technici vybudovali celou novou počítačovou síť s rackovou skříní.
Stěžejním prvkem bylo také zřízení soustavného monitoringu sítě, abychom dokázali předcházet chybám či výpadkům sítě. Celá společnost navíc prošla školením IT bezpečnosti pro ještě vyšší úroveň bezpečnosti informací, které jsme zaštítili centrální správou zařízení prostřednictvím ESET konzole.
Spokojený život pod jednou střechou
Součástí auditu bylo také zrevidování používaných domén a složitého využívání poštovních služeb od různých poskytovatelů. Pro všechny zaměstnance jsme založili Microsoft 365 tenant, sjednotili správu elektronické pošty a zajistili bezpečné a spolehlivé úložiště dat.
Velkým přínosem pro celou společnost bylo zefektivnění spolupráce a sdílení souborů pomocí nástrojů OneDrive, SharePoint, Teams, OneNote. Součástí řešení byl balík praktických nástrojů MS Office, jako jsou Word, Excel, Outlook, PowerPoint atd.
Aby každý zaměstnanec mohl plně využívat všechny funkce dodaných programů a aplikací, zrealizovali jsme na celý balík služeb Microsoft 365 dvoudenní intenzivní školení. Výsledek na sebe nenechal dlouho čekat – nyní zaměstnanci efektivně pracují odkudkoliv, z jakéhokoliv zařízení a bezpečně přistupují na sdílené soubory a složky společnosti.
Účinná pomoc s výkonným hardware
Důležitým prvkem posílení počítačové sítě byla i kontrola konfigurace jednotlivých zařízení. Vzhledem k finančním možnostem společnosti jsme u počítačů, u kterých to dávalo smysl, navrhli méně nákladný upgrade – přidali operační paměť RAM a rychlejší SSD/NVMe disky, provedli jejich údržbu, profylaxi a aktualizace.
U některých zařízeních ale byl stav takový, že vyžadoval nákup zcela nových zařízení. Naši IT experti tedy vybrali zařízení s co nejlepším poměrem cena/výkon i s ohledem na potřeby zaměstnanců. Pod křídla jsme si vzali také následný kompletní přesun uživatelů ze starých počítačů na nové.
Kromě počítačů jsme se také zaměřili na tiskárny, které hrají v dané společnosti stěžejní roli. Připravili jsme tedy nabídku na kvalitní repasovanou velkoobjemovou tiskárnu se zárukou s velmi dobrou cenovkou. Naši IT specialisté mají s těmito tiskárnami velmi dobré zkušenosti, protože poskytují maximální úroveň spolehlivosti tisku a minimální náklady na tisk samotný.
Finální zamyšlení
Celý tento projekt pro nás byl srdcovou záležitostí. Pro klienta jsme mimo jiné připravili co nejvýhodnější servisní smlouvu, díky které jsme si vzali „pod křídla“ kompletní správu IT zařízení a služeb. Zaměstnanci se tak už nemusí trápit s nefunkčními řešeními a ve výsledku ušetří mnoho času a financí.
Naši IT experti tak i nadále tuto organizaci pravidelně navštěvují a efektivně řeší běžné provozní požadavky, údržbu, aktualizaci síťových prvků, prevenci problémů apod. Navíc má tato organizace k dispozici náš Helpdesk, takže nás mohou kdykoliv rychle kontaktovat s konkrétním problémem a zkrátit tak naši reakční dobu.
Všem zaměstnancům jsme také jako benefit nabídli naše služby v rámci projektu HodinoviAjtaci.cz.
Poskytnuté služby a technologie
Poskytnuté služby: HelpDesk 24/7, Správa PC a tiskáren, Správa sítě, Zálohování dat, Záruční a pozáruční servis, Prodej zařízení a SW, Bezpečnost dat, Poradenství, Funkční internet
Technologie, na které jsme spoléhali: ESET, Microsoft, DELL, MikroTik, Ubiquiti, Konica Minolta
